Em diversos segmentos empresariais, industriais e em mercados cada vez mais dinâmicos, a celeuma e os conflitos são características naturais, pois haverá divergências de idéias, opiniões, visões, posicionamentos e histórico funcional. Prezar pela objetividade de assuntos, organização, pontualidade, produtividade e respeito aos participantes de uma reunião de trabalho, contribui para gerar pensamentos positivos sobre mudanças necessárias e a aplicabilidade de novas estratégias. A troca de informações o controle do tempo e o intercâmbio de experiências estarão favorecendo positivamente para a coerente tomada de decisões estratégicas, gerando maior comprometimento nos acordos firmados durante uma reunião produtiva de trabalho.

A participação revela o interesse pelo assunto – como a pior decisão é não adotar decisão alguma, a participação com sugestões, opiniões e apontamentos durante uma reunião de trabalho revela interesse pelo assunto, permitindo ao líder constatar pró-atividade em gerar resultados. Além de negativo, ficar durante uma reunião conversando paralelamente com outro colega demonstra desatenção e desinteresse. Quando este fato ocorre, o líder deve chamar o participante pelo nome através de um ato gentil para gerar uma mudança de atitude. A sua convocação para participar da reunião demonstra que suas idéias e sugestões são importantes e interessantes. Desta maneira, valorize a sua participação observando a relevância de saber ouvir e falar no momento correto.

Realizar o convite por e-mail – por permitir rápida comunicação e coerência com os avanços tecnológicos, o convite para participar de uma reunião de trabalho pode ser encaminhado através de um e-mail. Entretanto, é fundamental observar que, antes de apertar o botão "enviar", é necessário destacar o assunto principal que será abordado na reunião e também revisar atentamente a mensagem, observando a data, o local e o horário da reunião, coibindo inclusive erros gramaticais e palavras equivocadas. Para gerar maior comprometimento nas reuniões de trabalho, a presença de pessoas relacionadas ao conteúdo será imprescindível e, desta maneira, além da confirmação de leitura da mensagem, lembre de incluir uma pergunta sobre alguns itens do conteúdo que será abordado neste encontro. O destinatário terá conhecimento do assunto a ser abordado, horário de início e, conseqüentemente, estará com maior compromisso em participar da reunião.

Não seja prejudicado pelo tempo – pela ausência de um planejamento e falta de uma seqüência cronológica dos assuntos que serão abordados em uma reunião de trabalho, há a impressão que o tempo esgota rapidamente e que metade dos assuntos não são comentados. Para evitar que sua reunião seja prejudicada pelo tempo, faça o registro das informações da reunião em uma agenda ou em uma folha devidamente preparada com antecedência, contando com uma introdução da data, horário, participantes e tema central da reunião para posterior arquivo. Programe um tempo para cada assunto, compartilhe os assuntos de maneira a evitar que algum participante se torne o centro das atenções, bem como algum outro participante se omita de tudo o que está sendo comentado. É imprescindível realizar o registro dos assuntos que foram abordados e que foram acordados para, posteriormente, não cometer o equívoco de responder: "Eu não sabia nada sobre este assunto!".

Com o intuito de realizar uma reunião de trabalho mais produtiva e participativa, utilize uma breve dinâmica, de acordo com a disposição do ambiente, das cadeiras e das mesas. Outra dica interessante é iniciar a reunião com um pensamento motivacional para gerar uma reflexão. Ao realizar o convite aos participantes, deixando evidenciado o motivo da reunião e coibindo não ser prejudicado pelo tempo, o desempenho, a produtividade e o envolvimento dos assuntos a serem tratados, estarão permitindo dinamismo e maior comprometimento.

Revisão e edição: Renata Appel