E-mail – forma eletrônica de troca de informações e de comunicação entre as pessoas e as empresas.

Este formato ultra moderno de contato com as pessoas e as organizações podem ser gratuitos, mas nem por isso devem ser tratados com menos importância. A questão de ser gratuito ou não se relaciona com o processo de escolha natural do consumidor e suas possibilidades e facilidades financeiras. Hoje podemos observar grandes deficiências na forma de consumo, na utilização correta e adequada desta ferramenta na troca de informações diversas, bem como na manutenção do sistema de comunicação sobre temas variados.

Será que todos nós sabemos que manter o e-mail é a mesma coisa que manter o celular, o telefone convencional, o cartão de visita, a marca?

Deparamo-nos com pessoas/profissionais que muito facilmente mudam seu e-mail e nem se atentam a comunicar o fato, e isto vem cada vez mais dificultar encontrá-lo, sendo, dessa maneira, um marketing não muito positivo.

O e-mail deve ser bem analisado, antes de ser escolhido, definido e utilizado, pois quando você, em nível pessoal ou empresarial o define, ele também o definirá e passará a ser seu marketing e ponto virtual de contato, vendas e negócios diversos.

O que temos hoje em termos de e-mails para consumo:

• Os sistemas externos de contato virtual, proporcionados pelos vários provedores existentes;
• E os sistemas internos das empresas de relacionamento virtual, chamado de intranet.

Vamos fazer uma reflexão sobre cada um deles:

O que acontece muitas vezes quando você recebe um e-mail escrito por alguém?

• escreve errado;
• está em caligrafia que não se entende;
• troca-se muito o hífen pelo underline;
• o provedor está escrito errado;
• deixa-se de colocar ou coloca-se o br, quando este pode ter ou não;
• esquece-se de colocar quando é org ou gov etc.

Ou, o que ocorre quando você envia, lógico, se recebeu errado um e-mail?

• volta;
• provedor rejeita;
• não foi possível entregar;
• dá como mensagem não lida, mesmo que você tenha recebido o e-mail da própria pessoa;
• erro permanente etc.

Sem contar com aqueles que possuem e-mail, fornecem para todos, fazendo uma grande divulgação e não abrem pelo menos uma vez ao dia para verificar o que chegou. Então você tem: caixa lotada, excesso e erro. Mas, afinal, divulgaram e divulgam para quê? Para ser depósito? Não. Isto precisar ser evitado, pois um excelente sistema de informação e de comunicação não pode ser desgastado por alguns que fazem uso indevido. Deve funcionar como um sistema de informação preciso e, se possível, em tempo real, e aí temos um SISTEMA DE COMUNICAÇÃO INSTÂNTANEO, ajudando tantas e tantas pessoas a resolverem coisas diversas e importantes ou conversando de maneira descontraída.

Todas as vezes que alguém envia uma informação, solicitação, dúvida, pergunta, idéia, reclamação etc, demonstra algum tipo de interesse por você, pelo seu serviço, pelo seu produto, pela sua empresa e o faz via e-mail, o que você forneceu pessoalmente ou não, e possui uma expectativa de retorno, resposta. Deseja consumir seu produto ou serviço, mas não consegue manter contato, pois a resposta em muitos casos demora, vem falha ou não chega nunca. Alguns profissionais e pessoas em suas residências ainda não se encontram realmente preparados para emitir, informar, dizer ou receber e-mails.

Tenho me deparado com situações as mais variadas possíveis onde, ligando para empresas e, após me identificar, solicito o e-mail para passar a informação, e várias vezes a pessoa que me atende não sabe, e fica a perguntar para alguém se sabe o e-mail, pede um momento, um minuto e, em alguns casos, pede para que eu ligue depois, pois vai se informar. Será que em algumas empresas implanta-se um sistema com e-mail e não se faz a devida informação, comunicação e divulgação interna? Ou ainda será que o próprio funcionário não está atento a este canal de comunicação e de ligação com o consumidor e com o mercado?

O virtual em nossas vidas hoje é tão presente, que não mais sabemos viver sem ele, cabendo a cada um de nós lidar com esta ferramenta com mais precisão e seriedade, para que não se caia na banalidade.

Devemos aqui ressaltar que o volume de e-mails inconvenientes e desagradáveis recebidos diariamente por todos nós pode ser um fator gerador de desinteresse para alguns, mas ao mesmo tempo devemos buscar formas dentro do próprio sistema de informação e da tecnologia para minimizar ou até zerar essas questões.

Abra seu e-mail diariamente, verifique quem lhe procura, dê atenção e, assim, estará otimizando e fazendo valer o investimento que fez e está fazendo. Já nos sistemas internos de relacionamento e mensagens, as intranets, temos os seguintes “problemas” (coloco entre aspas porque muitos poderem ser evitados):

• má administração do tempo pelos funcionários no uso do sistema;
• uso inadequado;
• não verificação diária, ao chegar no local de trabalho, para saber os diversos comunicados que os setores da empresa enviaram;
• atrasos e falhas em atividades na empresa, reuniões, treinamentos etc, por não se verificar as mensagens recebidas;
• uso para fofocas e ruídos de comunicação que não geram produtividade e nem melhoria nos relacionamentos.

Muitas são as empresas que implantam um sistema desse e continuam com graves e sérios problemas internos de comunicação, de troca de informações entre as pessoas, o que é resultante muitas vezes da inexistência do hábito ou da forma como o instrumento foi implantado, com orientação mínima, além de não contar com um sistema de acompanhamento, controle, monitoramento e manutenção rigorosos. Os sistemas de troca de informações implantados em uma empresa devem, rigorosamente, ser acompanhados e auditados e, os funcionários, periodicamente reciclados, orientados. Funcionários novos chegam, informações mudam, pois dessa forma todos ficam cientes das regras para utilização e otimização da ferramenta.

Em sua utilização interna (nas empresas) ou externa (o e-mail é divulgado para contatos diversos), o e-mail se encontra dentro do Marketing Empresarial e Pessoal e deve ser tratado com tal seriedade o objetivando resultados diversos os quais precisam ser alcançados. Isto só poderá acontecer com uma excelente atuação de cada um do seu e-mail.

O consumidor, diante de um canal de contato colocado à disposição dele, busca fazer uso do mesmo e necessita que este seja eficiente, e não uma propaganda enganosa ou errada.

Tanto para as empresas como para as pessoas, a mudança contínua ou freqüente do e-mail gera uma série de problemas, os quais desagregam valor, diante do que foi dito, e de como o consumidor está sendo recebido, tanto para o consumo de produtos como de serviços, podendo ainda gerar, por parte do consumidor desinteresse ou descrédito com esta empresa, com a qual não consegue contatar.

Invista. Invista em você em seu Marketing Pessoal em seu Marketing Empresarial e busque saber se as pessoas/consumidores estão satisfeitos com os resultados que estão tendo com o uso deste recurso que você os apresentou, o e-mail; como você está sendo avaliado por todos no que diz respeito ao seu sistema de informação ou comunicação virtual, ou será que você procura e passa a ter um sistema de interlocução virtual que lhe prejudica e lhe afasta dos mundo e das pessoas. Pare e verifique! E faça as mudanças necessárias. Dessa maneira, você estará realmente investindo em você, na tecnologia e na sua empresa de forma séria, ética e produtiva, e fazendo um consumo adequado do que um dia decidiu ter e manter.

Revisão e edição: Renata Appel